Contoh Surat keterangan Undangan Resmi untuk Berbagai Agenda Formal
Surat undangan resmi menjadi mapersoalan satu kebutuhan masyarakat dalam dinamika pasca-pandemi Covid-19, yang menginginkan adanya meeting yang kembali dilakukan secara tatap muka.
Untuk undangan tidak mengurangi cukup hanya mengandalkan pesan singkat atau telpon biasa. Terutama kepada tamu atau kolega utama. Itulah mengapa, contoh surat undangan resmi perlu dipahami, agar saat membuat undangan, urutan serta komposisi yang terkandung di dalamnya, tidak salah.
Sebelum membahas contoh surat undangan resmi, berikut sejumlah hal yang harus dipenuhi dalam surat undangan resmi yang dilansir dari Bukalapak.com:
Komponen Surat keterangan Undangan Resmi
1. Kop Surat
Kop atau dikenal juga sebagai kepala daerah surat adalah bagian yang harus ada dalam surat apa pun yang bersifat resmi. Kop surat berfungsi untuk memberi tahu instansi dari pengirim surat tersebut. Setiap instansi atau perusahaan pasti memiliki template kop suratnya masing-masing.
Pada bagian ini pun harus ditulis secara lengkap. Kop surat mengandung nama instansi lengkap dengan alamat dan nomor kontaknya. Untuk lebih lengkapnya lagi, kamu perlu membubuhkan logo perusahaan atau instansi dalam bagian ini.
2. Nomor dan Tanggal Surat
Bagian yang tidak kalah utama adalah nomor dan tanggal. Informasi tersebut berfungsi untuk mempermudah pendataan. Selain itu, tanggal surat juga akan memberi tahu penerima saat surat tersebut dibuat.
3. Nama Penerima Surat
Nama penerima perlu dibubuhkan dalam surat bagi memperjelas isi surat. Selain dari nama yang dituju, sebaiknya surat tersebut tidak mengurangi dibaca. Penulisan nama penerima juga memberikan kesan berbicara dua arah secara tidak mengurangi langsung.
4. Isi Surat
Tiada guna apabila surat tanpa isinya. Karena itu, kamu yang menulis surat undangan resmi perlu menaruh maksud dan Salah tujuan dari surat tersebut. Jika memang untuk mengundang, cobalah tulis isi surat secara gamblang pada bagian pembukanya.
5. Informasi Acara
Dalam isi surat undangan, kamu pun perlu menuliskan keterangan acara secara detail. Informasi yang harus ada adalah tempat dan waktu pelaksanaannya. Lebih baiknya lagi kamu memberikan durasi acara supaya orang yang diundang tahu harus meluangkan waktu beberapa lama untuk acara tersebut.
Apabila memang acara dilangsungkan secara online, pastikan kamu memberikan link untuk acara tersebut. Hal ini akan memudahkan orang yang diundang bagi langsung menghadirinya saat acara sudah dimulai nanti.
6. Agenda Acara
Acara resmi seharusnya sudah dibuat jauh hari sebelum mengirimkan undangan. Karena itu, kamu perlu melampirkan juga agenda acara yang akan dilaksanakan nanti. Berikan juga durasi dari setiap agenda supaya terlihat Berlebihan disiplin.
7. Tanda Tangan Pengirim
Sebagai bukti bahwa surat tersebut benar-benar dikirim oleh instansi, kamu juga perlu membubuhkan tanda tangan. Pastikan orang yang menandatangani surat tersebut adalah mereka yang berwenang dalam mengundang.
8. Bahasa Surat
Pemilihan kata dari surat undangan resmi pun harus sopan dan tidak mengurangi berbelit-belit. Kamu perlu langsung menuliskan tujuan surat tersebut dibuat. Gunakan juga bahasa Indonesia ragam formal. Perhatikan tanda baca saat menulis supaya mudah dibaca dan maksudnya tersampaikan.
Contoh Surat Undangan Resmi
Berikut ini, adalah contoh surat undangan resmi bagi pengambilan rapor. Meski isi surat singkat, namun di dalamnya telah terkandung komponen-komponen surat undangan resmi.
DINAS PENDIDIKAN
SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 1 Jakarta
Jl. Budi Utomo, Ps. Baru, Kecamatan Sawah Besar, Kota DKI Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10710
=========================================================================
Nomor : 256/UWM/2019 DKI Jakarta, 21 Maret 2022
Lampiran : ………………………….
Perihal : Undangan Ambil Rapor
Yth. Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali
Peserta Didik Kelas XI
SMA N 1
di Jakarta
Kami sampaikan undangan kepada Bapak/Ibu sekalian, untuk dapat menghadiri acara pengambilan rapor semester ganjil kelas XI tahun pelajaran 2022-2023 yang akan dilaksanakan pada:
Hari: Senin
Tanggal: 28 Maret 2022
Jam: 08.00 WIB
Tempat: Masing-masing Ruang XI
Atas perhatian dan kerjasamanya kami selaku pihak Sekolah mengucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala SMA N 1 Jakarta
Demikianlah ulasan tentang contoh surat undangan resmi dan sejumlah poin yang harus dipenuhi. Sehingga, dengan surat resmi, tiap individu dapat menjalin Herbi sebaik mungkin dengan kolega terdekat.
Source: katadata.co.id
