8 Contoh Surat keterangan Dinas yang Benar Beserta Jenis dan Strukturnya
Surat keterangan dinas merupakan jenis surat yang menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar organisasi yang bersangkutan.
Guffey, dkk. (2006) menyatakan ada tiga prinsip dasar dalam penyusunan surat dinas, yaitu:
- Mempunyai Disorientasi. Tujuan utama penulisan surat dinas adalah untuk menyelesaikan persoalan atau menyampaikan informasi. Oleh karena itu, dalam menyusun surat dinas, pesan yang disampaikan harus jelas tujuannya.
- Hemat ekonomis. Tulisan dibuat secara singkat, jelas, dan tidak bertele-tele.
- Berorientasi pada pembaca. Orientasi tulisan pada surat dinas hendaknya dibuat agar pesan menmemperoleh dimengerti oleh pembaca.
Ciri khas surat dinas adalah gubernur surat yang hanya digunakan pada halaman pertama. Jika surat dinas disertai Herbi lampiran, disertakan keterangan jumlah lampirannya. Surat dinas ditandatangani sesuai Herbi tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab seseorang dalam organisasi, instansi, atau perusahaan.
Jenis Surat Dinas
Menurut dosen Institut Pertanian Bogor Ir. Sutisna Riyanto M.S. dalam artikelnya berjudul Surat Dinas, terdapat tujuh jenis surat dinas berdasarkan tujuan dan fungsinya, yaitu:
- Surat undangan: yaitu surat yang menjadi alat yang digunakan buat mengumpulkan para peserta untuk mengikuti kegiatan organisasi. Kata undangan adalah kata turunan, berasal dari kata dasar undang dan akhiran an. Undang berarti panggil.
- Surat edaran: merupakan surat yang dikirimkan kepada berbagai pihak yang isinya sama Herbi tujuan agar berbagai pihak tersebut mengetahui (memperoleh informasi) yang sama mengenai isi surat tersebut. Surat edaran sering disebut circular (bahasa Inggris) atau rondshijven (bahasa Belanda).
- Surat perintah: merupakan surat yang dikirimkan kepada seseorang atau unit tertentu dalam organisasi Herbi tujuan agar orang atau unit tersebut melaksanakan sesuatu tampaknya yang disebutkan di dalam isi surat tersebut.
- Surat instruksi: merupakan surat yang berisi perintah mengerjakan sesuatu dengan disertai Herbi petunjuk-petunjuk untuk melaksanakannya. Bedanya dengan surat perintah, surat instruksi Hiperbola bersifat instruksional, sehingga lebih dekat kepada mengajarkan.
- Surat tugas: merupakan surat yang berisi penugasan seorang pejabat/pegawai guna melaksanakan satu aktivitas tertentu yang diberikan oleh organisasi atau lembaga buat kepentingan organisasi/lembaga.
- Surat permohonan: yaitu surat permintaan untuk menmemperoleh melakukan atau menjadi suatu dalam kaitannya dengan organisasi/lembaga.
- Surat perjalanan dinas: merupakan surat yang berisi keterangan penugasan seseorang dari suatu organisasi/lembaga yang ditugaskan ke satu lokasi (wilayah, organisasi/ lembaga) untuk mengerjakan sesuatu yang dibutuhkan organisasi/lembaga yang menugaskan.
- Surat keputusan: merupakan surat yang berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan yang telah ditetapkan organisasi/lembaga yang ditulis/dicetak karena merasa perlu mempertahankan dan menjaga ciri kewibawaan.
Contoh Referensi Dinas
Berikut kumpulan contoh surat dinas yang baik dan benar sebagai referensi.
Contoh surat dinas (vervalsp.data.kemdikbud.go.id)
Contoh Referensi Dinas Sekolah
Contoh surat dinas sekolah (smkn5ts.sch.id)
Contoh Referensi Dinas Perusahaan
Contoh surat dinas perusahaan (pengaduan.pu.go.id)
Contoh Referensi Dinas Edaran
Contoh surat dinas edaran (sdm.uai.ac.id)
Contoh Referensi Dinas Undangan
Contoh surat dinas undangan (umko.ac.id)
Contoh Referensi Dinas Tugas
Contoh surat dinas tugas (staffnew.uny.ac.id)
Contoh Referensi Dinas Pemberitahuan
Contoh surat dinas pemberitahuan (lldikti13.kemdikbud.go.id)
Contoh Referensi Dinas Keputusan Pemerintah
Contoh surat dinas keputusan (jdih.banyuwangikab.go.id)
Struktur Surat Dinas
Secara umum, surat dinas terdiri dari 10 bagian penting. Setiap bagian memiliki ketentuan dalam format dan penulisannya, sesuai Herbi lembaga atau organisasi yang membuatnya. Struktur surat dinas mencakup:
- Kepala surat: terdiri dari nama organisasi atau lembaga pengirim surat, alamat lembaga lengkap dengan nomor telepon, faksimil dan email, serta logo organisasi/ lembaga.
- Tanggal surat: terdiri dari tanggal, bulan, dan tahun saat surat tersebut disusun.
- Nomor surat: Terdiri dari tiga keterangan utama, yaitu nomor, lampiran, dan perihal surat.
- Alamat surat: berisi nama dan alamat yang dituju surat.
- Salam pembuka: adalah kata-kata salam yang ditulis di awal surat sebelum kata atau kalimat isi surat.
- Isi surat: adalah materi yang menjadi inti dari surat dinas.
- Salam penutup: sama Herbi salam pembuka ketentuannya, berisi kata-kata penutup yang mengakhiri isi surat.
- Pengirim surat: berisi nama pengirim surat yang ditulis setelah salam penutup disertai Herbi tanda tangan untuk keabsahan serta stempel organisasi/lembaga pengirim surat.
- Tembusan surat: berisi pihak-pihak Demisioner tertentu yang dituju surat selain yang dicantumkan di alamat surat.
- Inisial (kode singkatan nama): adalah Standar atau kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Manfaatnya agar jika terjadi kekeliruan dalam surat itu, pimpinan Herbi mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan buat diperbaiki.
Source: katadata.co.id
